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Handbücher &
Systemgrundlagen

 

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Operationshandbücher / Systemhandbücher sind heute nicht nur rechtliche Bestandteile eines Unternehmens.
Wir sehen diese auch als Informations-, Trainings- und Schulungsunterlagen. Sie sind wichtig für Unternehmen, welche auf klare Strukturen und kundenorientierte Prozesse Wert legen.

Wir kombinieren Layouts mit Richtlinien sowie Trainingsvideos auf einfachster Basis, um in der Produktivität höchstmögliche Ergebnisse zu erzielen.

In einem Mehrfilasystem mit externenen Partnern empfehlen wir zwei Handbuchmodule: Modul 1 ist das Administrative Handbuch und Modul 2 ist das Operative Handbuch.

  • Modul 1: Das Administrative Handbuch
  • Das „Administrations Handbuch“ eines Unternehmens legt die Philosophie fest und wird vom Unternehmen erstellt. Das Franchise oder Vertriebspartner „Administrations Handbuch“ ist eine Aufzählung von Spielregeln einer fairen Zusammenarbeit. Eine klare Definition worin diese Regeln bereits im Grundlagenvertrag zwischen Franchisenehmer/ Vertriebspartnern und Lizenz-Franchisegeber liegen, ist damit von Nöten. Das „Franchise Administrations Handbuch“ ist Eigentum des Lizenz-Franchisegebers/Unternehmen, allein schon aus dem Grund, die Marke zu schützen.

    Das „Administrations Handbuch“ setzt klare Spielregeln im Bezug auf Termine, Abrechungstermine, Vertragsverlängerungen und administrative Pflichten beider Seiten. Gerade das ist für beide Parteien wichtig, um später überflüssige Diskussionen in der Zusammenarbeit zu vermeiden.

  • Modul 2: Das „Operative Handbuch“
  • Wir möchten zum Thema Handbücher gerne unsere Erfahrung weitergeben. Prozesse sind in den Handbüchern meist überfrachtet ausgearbeitet, mit Inhalten überhäuft und somit im täglichen Geschäft nicht nutzbar. Bei der Abfassung der Handbücher ist daher unsere Empfehlung, dass von Anfang an eine Kurz- und eine Langversion angefertigt wird. Die Kurzversion sollte den Arbeitsprozess so beschreiben, dass der Mitarbeiter seine Arbeit im Sinne des Systems umsetzen kann. Im Anschluss an die Kurzversion sollte es zusätzlich eine detaillierte Langversion geben, die auf Besonderheiten der Philosophie oder des Produktes eingeht.

    Wenn ein Unternehmen sich für eine Darstellungsstruktur eines Handbuches entschieden hat, sollte es berücksichtigen, dass Prozessbeschreibungen (Kurzversion) auch eine Aktionsbeschreibung sein kann. Somit können Arbeitsprozesse in der Kommunikation intern und extern vereinfacht werden und Präsentationen oder unstrukturierte Kommunikation in einem Unternehmen ersetzen.

    Ein fertiger Prozess in einer Aktion bietet einen weiteren Vorteil in der Kommunikation, denn der Vertriebspartner erhält sogleich ein Memorandum für seine Mitarbeiter und somit auch eine Kommunikationshilfe, die sich unmittelbar an die Mitarbeiter des Vertriebspartnern oder abteilungsintern richtet.

  • Handbuch der Systemgrundlagen – auch ein Trainingstool?
  • Systemhandbücher eignen sich auch als Trainingstools. Es bietet sich die Möglichkeit, einen automatisierten Wissenstests mit aufzunehmen, auch Mess- und Planungsinstrumente, Kennzahlen zum Trainingsstatus, Umsatzplanung oder Vertriebswerkzeuge sollten in jedem digitalisierten Handbuch vorhanden sein.

    „UMSATZ, ABSATZ, VERKAUFS- UND SERVICEDIENSTLEISTUNG SOLLTEN STETS IN DIE
    KOMMUNIKATION IN EINEM HANDBUCH MIT EINGEBAUT WERDEN.“
  • Training – Onlinetool und technische Lösungen
  • Eine digitale Darstellung eines Handbuches kann auch ohne großen technischen Aufwand sehr effektiv und sinnvoll sein. Ein Unternehmen kann sich die Druckkosten eines Handbuches und den kostspieligen Aufwand der Aktulaisierung sparen.
    Idealerweise können Sie als  Unternehmen das Handbuch auch über das eigene Intranet den Nutzern zur Verfügung stellen. Hierbei könnten Zugriffsrechte nach Hierarchien und Gruppen festgelegt werden und zum Beispiel mit einem Trainingsystem verknüpft werden. In der digitalen Lösung können Videos zur Beschreibung von Arbeitsschritten oder auch Produkt- und Werbeinformationen hinterlegt werden. Hierbei bedarf es keines großen inhaltlichen und zeitlichen Aufwand, um entsprechende Videosequenzen zu erstellen. Die technische Entwicklung von Videosystemen ist qualitativ so hoch, dass hierfür keine Spezialisten oder besondere Gerätschaften benötigt werden.

„WIR BERATEN SIE NICHT NUR AUS SICHT DER UNTERNEHMENSFÜHRUNG UND VERTRIEBSSTEUERUNG, SONDERN ZEIGEN AUCH DIE TECHNICHEN MÖGLICHKEITEN DER INTERNEN VERNETZUNG AUF, DAMIT IHNEN EINE STEIGERUNG DER ADMINISTRATIVEN PRODUKTIVITÄT ERMÖGLICHT WIRD.“

Handbücher werden bei uns prinzipiell beim Auftraggeber geschrieben. Von einer externen Vergabe für Ausarbeitung und Erstellung von Handbüchern raten wir generell ab.

Programmierungen und Systemverknüpfungen können wir intern in unserer Beteiligungsgesellschaft header übernehmen. Hierzu bringen wir Erfahrungen im Bereich Intranet und Schnittstellprogrammierung zu Warenwirtschaftssystemen mit, sodass eine digitale vernetzte Handbuchstruktur in ihr bestehendes System integriert werden kann.